Normativa
Cuánto tiempo debes conservar las imágenes diagnósticas en Colombia (y qué significa para tu almacenamiento)
La pregunta llega casi siempre igual: “¿cuántos años tengo que guardar las imágenes?”. Y casi siempre recibe una de dos respuestas equivocadas: “veinte años”, que es una cifra que cambió hace casi una década, o “quince años”, que es correcta para el informe pero no describe del todo lo que pasa con la imagen.
La distinción no es académica. De ella salen el presupuesto de archivo a diez años, la política de eliminación documental y la respuesta que hay que dar cuando un juzgado pide un estudio de 2014.
La cifra que casi todos citan ya no es la vigente
El número que sigue circulando en presentaciones, pliegos y manuales internos es veinte años, y viene del artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999: mínimo cinco años en el archivo de gestión y mínimo quince en el archivo central.
Ese artículo fue modificado. La Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social reguló el manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición final de los expedientes de historias clínicas, y en su artículo 3 fijó el plazo en quince años contados desde la fecha de la última atención: los primeros cinco en el archivo de gestión y los siguientes diez en el archivo central. Su artículo 14 señala que modifica en lo pertinente la Resolución 1995 de 1999.
Cinco años menos de obligación sobre un archivo que crece todos los meses no es un detalle: es una diferencia material en el presupuesto.
Hay dos excepciones que estiran el plazo en lugar de acortarlo. Cuando se trata de historias clínicas de víctimas de violaciones a los derechos humanos o de infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los términos de retención y conservación se duplican. Y si la historia forma parte de un proceso por delitos de lesa humanidad, la conservación es permanente.
El informe y la imagen no son lo mismo ante la norma
Aquí está el punto que se salta la mayoría de las políticas de retención que hemos visto, y es el que de verdad decide cuántos terabytes vas a pagar.
El informe —la interpretación firmada por el radiólogo— es historia clínica sin discusión. La Resolución 1995 de 1999 es explícita: en los casos de imágenes diagnósticas, los reportes de interpretación deben registrarse en el registro específico de exámenes paraclínicos. Se le aplica el plazo completo.
La imagen tiene un tratamiento propio. El mismo artículo 11 establece que las imágenes diagnósticas podrán ser entregadas al paciente, explicándole la importancia de conservarlas para futuros análisis, y que de ese acto deberá dejarse constancia en la historia clínica con la firma del paciente. Y cierra con una frase que conviene leer dos veces:
En todo caso el prestador de servicios será responsable de estas imágenes, si no ha dejado constancia en la historia clínica de su entrega.
La Superintendencia Nacional de Salud lo leyó igual en su Concepto 338051 de 2024: la conservación de las imágenes es responsabilidad del prestador, y solo pasa al usuario cuando existe una constancia de entrega firmada por él.
Ese artículo se escribió para un mundo de placas
La norma de 1999 imaginaba un sobre con radiografías que el paciente se llevaba a casa y firmaba al recibirlo. La entrega era un hecho físico, verificable, con una firma asociada.
Tu operación de hoy no se parece a eso. Las imágenes se entregan por un enlace al portal del paciente o del médico tratante, sin CD y sin placa. Nadie firma una constancia. Y si nadie firma una constancia, la responsabilidad sobre esas imágenes no se transfiere a ninguna parte: se queda contigo.
La consecuencia práctica es incómoda pero clara. En la mayoría de los centros colombianos, el hecho de haber publicado el estudio en un portal no descarga al prestador de conservarlo. El archivo sigue siendo suyo, y el plazo relevante deja de ser una decisión sobre la imagen y pasa a ser una consecuencia de la historia clínica que la sustenta.
A esto se suma un comportamiento que se repite en todos los centros con los que trabajamos: nadie elimina. El plazo mínimo vence y el estudio sigue ahí, porque eliminar exige un procedimiento documental —valoración, avisos, actas, eliminación por series y subseries, no por tipos documentales sueltos— y porque ningún director médico quiere ser quien firmó la orden de borrar el estudio que un juzgado pide dos años después.
El resultado es que el archivo de imágenes se comporta, en la práctica, como si fuera permanente.
Ya no basta con guardar: ahora hay que exponer
Mientras el debate sobre los plazos seguía abierto, la obligación cambió de naturaleza.
La Ley 2015 de 2020 creó la Interoperabilidad de la Historia Clínica Electrónica (IHCE) y estableció algo que reordena el problema: la titularidad del dato clínico es del paciente, no de la institución que lo generó. La Resolución 866 de 2021 reglamentó el conjunto de datos clínicos relevantes para esa interoperabilidad y los catálogos obligatorios (CIE-10, CUPS, IUM).
Y la Resolución 1888 de 2025, del 15 de septiembre de 2025, adoptó de manera obligatoria el Resumen Digital de Atención en Salud (RDA) dentro del marco de la IHCE. Los prestadores tuvieron un plazo de seis meses contados desde el 15 de octubre de 2025 para integrar e interoperar sus sistemas con el modelo definido, bajo el estándar HL7 FHIR R4 y con transmisión cifrada hacia la plataforma nacional del Ministerio.
Ese plazo venció el 15 de abril de 2026. Es decir: no es una obligación futura que se está preparando, es una obligación que ya está corriendo.
Para un servicio de imagenología el cambio de fondo es este: conservar dejó de ser suficiente. Un archivo que guarda todo pero no puede entregar un dato estructurado a una plataforma externa cumple la mitad de lo que hoy se le exige. La conservación y la interoperabilidad dejaron de ser dos proyectos separados.
Qué significa todo esto para tu almacenamiento
La lectura útil de toda esta normativa cabe en una frase: la norma te exige disponibilidad e integridad, no inmediatez.
En ninguna parte dice que un estudio de hace nueve años deba abrirse en dos segundos. Dice que debe existir, estar íntegro, ser auténtico y poder recuperarse. Esa distinción es exactamente la que separa una factura de almacenamiento razonable de una absurda.
Un estudio de esta semana necesita estar en almacenamiento rápido: se está leyendo, se está comparando con previos, se está entregando. Un estudio de hace nueve años necesita estar disponible, y eso lo cumple perfectamente un nivel de archivo frío cuyo costo por terabyte es una fracción del primero.
Pagar almacenamiento de alto rendimiento por estudios de 2014 no es cumplir mejor la norma. Es cumplirla más caro.
Por eso el tiering automático —mover cada estudio al nivel que le corresponde según su antigüedad y su patrón real de consulta, sin que nadie tenga que decidirlo estudio por estudio— no es una optimización técnica opcional. Es la forma de sostener una obligación que dura quince años, o treinta, o para siempre, sin que el costo crezca al mismo ritmo que el archivo.
Seis preguntas para hacerle a tu proveedor
- ¿Cuánto cuesta el terabyte en cada nivel, y qué mueve un estudio de un nivel a otro? Si solo hay un precio, no hay tiering.
- ¿Cuánto tarda en recuperarse un estudio que ya está en archivo frío? Minutos es razonable. “No sabemos” no lo es.
- ¿Cómo se demuestra la integridad de un estudio de hace diez años? Debe haber una respuesta técnica concreta, verificable en una auditoría.
- ¿Qué pasa con la trazabilidad? Quién accedió, cuándo y a qué, durante todo el periodo de conservación y no solo durante el año en curso.
- ¿El sistema puede entregar el dato estructurado que exige la IHCE? FHIR R4, no un archivo plano exportado a mano.
- ¿Qué pasa con mi archivo si termino el contrato? La extracción tiene costo y tiempo. Ese número se acuerda antes de firmar, no después.
Lo que viene: una nueva resolución de historia clínica
En julio de 2026 el Ministerio de Salud publicó para comentarios un proyecto de resolución que unificaría la regulación de la historia clínica, física y electrónica, y que derogaría las resoluciones 1995 de 1999 y 839 de 2017. El borrador conserva el plazo mínimo de quince años desde la última atención (cinco en gestión y diez en central), la duplicación para víctimas y la conservación permanente en procesos por lesa humanidad.
A octubre de 2026 sigue siendo un proyecto: hasta que se publique en el Diario Oficial, las normas citadas en este artículo son las vigentes. Cuando se expida, actualizaremos este texto, en particular en lo que toca a la entrega y la custodia de las imágenes, que hoy dependen del artículo 11 de la Resolución 1995.
Una advertencia honesta
Este artículo es orientación técnica escrita desde la operación de sistemas RIS/PACS, no un concepto jurídico. La interacción entre la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017 ha sido objeto de conceptos y de lecturas distintas, y tu política de retención documental debe validarse con tu área jurídica y con la persona responsable de gestión documental de la institución, atendiendo también a las tablas de retención documental que te apliquen.
Lo que sí sostenemos sin matices es la parte técnica: el archivo de imágenes se comporta como permanente, la norma exige disponibilidad y no inmediatez, y dimensionar el almacenamiento sin distinguir esos dos hechos es la forma más común de pagar de más durante una década.
En NOVA Imaging diseñamos el archivo de cada centro sobre sus cifras reales de producción y sobre el plazo de conservación que efectivamente le aplica, no sobre un promedio del sector. En almacenamiento de imágenes médicas está el detalle de cómo funcionan la compresión, la deduplicación y el tiering automático; en cuánto almacenamiento necesita tu centro de imagenología está el método para proyectar los terabytes a diez años, y en ciberseguridad en RIS/PACS cómo se protegen esos datos mientras dure la obligación de conservarlos.